Какие документы оформить для эксплуатации служебного автомобиля в личных и служебных целях?
Здравствуйте!
Есть мысли о приобретении (или лизинг) на фирму (ООО на ОСНО, транспортные услуги не оказываем) легкового автомобиля для представительских целей (директор будет ездить на деловые встречи с поставщиками и клиентами, ну и видимо без личных поездок не обойдется (например, поездки типа дом-работа). Перечитал пол интернета по поводу организации документов по эксплуатации (возможно из-за этого лишние волнения, т. к. «знакомые» (руководители, не бухгалтера) утверждают, что просто выписал доверенность и пусть катается). Не думаю, что ситуация редкая, и надеюсь, что найдется опытный человек, который подскажет правильно ли я разобрался в ситуации:
Дано: директор, автомобиль, топливная карта (договор с заправкой)
1. Сделать доп. соглашение к трудовому договору, в котором прописать возможность использования служебного авто для личных нужд и на каких условиях, в частности (за чей счет какие расходы)
2. Оформить приказ о предоставлении авто для использования в личных целях.
3. Оформить соответствующий акт приема-передачи.
4. Оформить доверенность.
5. Создать приказ о том что учет топлива, пунктов назначения, показаний одометра и прочих данных для путевых листов(по своей форме, но со всеми предписанными законом реквизитами) надо брать из электронного устройства авто(Планируется Вольво, на личном опыте знаю, что есть опция которая ведет журнал поездок даже с разделением на служебные и личные(видимо в Швеции, аналогичные проблемы учета) ).
Далее если едет по служебным делам (оформляем путевой лист (без механиков и медиков) и списываем топливо на расходы по полученным СФ), а если по личным заправляет сам. Машина все считает и сохраняет – директор наблюдает. Выкатает полный бак по служебным делам заправится корпоративной топливной картой.
Если вдруг чего ДПС – показывает приказ из пункта 2. и доверенность. Для налоговой путевые листы на служебные поездки есть, документы на покупку ГСМ есть, перечисленные выше приказы и документы есть - следовательно обоснования для учета ГСМ в составе расходов, да и расходов на приобретение и содержание авто есть.
6. Возможно нужен еще приказ о том, что он должен хранить авто около своего дома, т.к около офиса нет возможности. Но, наверное, это уже перебор – и так выдали для личных нужд.
Всё так, или излишне усложняю и развожу кучу лишних бумаг, или наоборот что-то не учел?
Заранее спасибо, за уделенное время.
Есть мысли о приобретении (или лизинг) на фирму (ООО на ОСНО, транспортные услуги не оказываем) легкового автомобиля для представительских целей (директор будет ездить на деловые встречи с поставщиками и клиентами, ну и видимо без личных поездок не обойдется (например, поездки типа дом-работа). Перечитал пол интернета по поводу организации документов по эксплуатации (возможно из-за этого лишние волнения, т. к. «знакомые» (руководители, не бухгалтера) утверждают, что просто выписал доверенность и пусть катается). Не думаю, что ситуация редкая, и надеюсь, что найдется опытный человек, который подскажет правильно ли я разобрался в ситуации:
Дано: директор, автомобиль, топливная карта (договор с заправкой)
1. Сделать доп. соглашение к трудовому договору, в котором прописать возможность использования служебного авто для личных нужд и на каких условиях, в частности (за чей счет какие расходы)
2. Оформить приказ о предоставлении авто для использования в личных целях.
3. Оформить соответствующий акт приема-передачи.
4. Оформить доверенность.
5. Создать приказ о том что учет топлива, пунктов назначения, показаний одометра и прочих данных для путевых листов(по своей форме, но со всеми предписанными законом реквизитами) надо брать из электронного устройства авто(Планируется Вольво, на личном опыте знаю, что есть опция которая ведет журнал поездок даже с разделением на служебные и личные(видимо в Швеции, аналогичные проблемы учета) ).
Далее если едет по служебным делам (оформляем путевой лист (без механиков и медиков) и списываем топливо на расходы по полученным СФ), а если по личным заправляет сам. Машина все считает и сохраняет – директор наблюдает. Выкатает полный бак по служебным делам заправится корпоративной топливной картой.
Если вдруг чего ДПС – показывает приказ из пункта 2. и доверенность. Для налоговой путевые листы на служебные поездки есть, документы на покупку ГСМ есть, перечисленные выше приказы и документы есть - следовательно обоснования для учета ГСМ в составе расходов, да и расходов на приобретение и содержание авто есть.
6. Возможно нужен еще приказ о том, что он должен хранить авто около своего дома, т.к около офиса нет возможности. Но, наверное, это уже перебор – и так выдали для личных нужд.
Всё так, или излишне усложняю и развожу кучу лишних бумаг, или наоборот что-то не учел?
Заранее спасибо, за уделенное время.
Comments
-
Доброго дня.
К сказанному Вами , несколько ссылок по теме:
Оформление документов при эксплуатации служебного автомобиля
Использование директором автомобиля организации в личных целях -
Почитал ссылки - понял, что Вы мне указываете на следующий факт:
Безвозмездное пользование служебным автомобилем в личных целях является экономической выгодой для пользователя — директора.
А раз так, то инспекторы могут потребовать начислить НДФЛ с дохода, полученного в натуральной форме. Например, исходя из стоимости аренды машины за период пользования.
+
Согласно подпункту 1 статьи 146 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) объектом налогообложения налогом на добавленную стоимость признаются операции по реализации товаров (работ, услуг), а также передача имущественных прав. в том числе и на безвозмездной основе.
Дальнейшие блуждания в недрах интернета, законодательстве и письмах за авторством представителей различных органов власти привели к следующим выводам:
В соответствии с пунктом 1 статьи 39 НК РФ реализацией товаров, работ, услуг признается соответственно передача на возмездной основе права собственности на товары, результатов выполненных работ одним лицом для другого лица, а в случаях, предусмотренных НК РФ, передача права собственности на товары, результатов выполненных работ одним лицом для другого лица, оказание услуг одним лицом другому лицу - на безвозмездной основе.
В связи с этим в случае приобретения организацией для своих сотрудников услуг, облагаемых налогом на добавленную стоимость, без персонификации сотрудников объекта налогообложения налогом на добавленную стоимость не возникает. Соответственно, налог на добавленную стоимость, уплаченный при приобретении указанных услуг, к вычету не принимается.
Раз такое дело выдадим машину не конкретному директору, а всему руководящему составу.(а может в будущем и не одну, если будет у организации потребность в транспорте)
Следовательно в представленном ранее алгоритме модифицируем пункт 1: вместо доп соглашения делаем локальный нормативный акт с которым ознакамливаем под роспись всех руководителей. издаем приказ и выписываем на них доверенности + в ЛНА дописываем, что компания предоставляет авто, чтобы обеспечить бытовые нужды работников, их безопасность и сохранность их имущества, а также сохранность имущества ООО. Такие блага — это не плата за труд. А уж кто из сотрудников когда будет пользоваться благом - пусть решают сами. Главное чтобы расходы на личные поездки отделяли от служебных.
